Wij zijn DOK

DOK is de openbare bibliotheek van Delft. Wij zijn trots op onze geschiedenis, onze stad en wat we daarin samen met vele partners bereiken. Er werken meer dan 90 enthousiaste collega’s, 200 betrokken vrijwilligers en een pool van circa 40 zzp-kunstdocenten en trainers. Bij beide vestigingen komen jaarlijks zo'n 500.000 bezoekers langs. Bibliotheekleden, Taalmaatjes, krantenlezers en gezelligheidszoekers. Voor studenten en scholieren is de bibliotheek een fijne studieplek.

DOK in OPEN zit in hartje centrum, tegenover het theater en de bioscoop, en deelt het pand met De VAK, het centrum voor de kunsten. Dit zorgt voor een levendige mix van bezoekers, cursisten en medewerkers. OPEN biedt ook plek aan allerlei Delftse organisaties die er bijeenkomsten, lezingen en andere activiteiten organiseren. En daarbovenop vind je in OPEN de lekkerste tosti's en koffie van Delft in het uitnodigende proeflokaal. DOK Voorhof is de buurtvestiging van de bibliotheek met een eigen karakter en publiek. Deze vestiging focust op taal- en basisvaardigheden voor iedereen.

Op basisscholen, middelbare scholen, peuterspeelzalen en kinderdagverblijven bieden we een variatie aan educatieprogramma’s. We brengen onze liefde voor lezen, kunst en cultuur over via ons workshopaanbod en diverse projecten, gericht op leerlingen en leerkrachten.

Voor onze centrumvestiging zijn wij op zoek naar een daadkrachtige Coördinator Klantenservice! 

Wat ga je doen?

Als Coördinator ben je de meewerkende kracht van de afdeling klantenservice die zowel op de werkvloer als in de backoffice alles onder controle heeft; Je stuurt een team aan dat bestaat uit 8 medewerkers. Je draagt bij aan de ontwikkeling van het team én medewerkers als individu, daarbij zorgt je voor rond rooster en de algehele communicatie die daarbij komt kijken.

Je bent hét eerste aanspreekpunt voor alle mensen binnen DOK en de VAK als het gaat over het reilen en zeilen van de klantenservice. Je zorgt ervoor dat de afdeling meegaat met passende ontwikkelingen en optimalisaties. Dit doe je onder andere door de verbinding op te zoeken met andere projecten/afdelingen (zoals het Informatiepunt Digitale Overheid en het Proeflokaal) en ondersteunende teams (zoals HR, Financiën, Facilitair, Beveiliging).

Samen met het team zorg je voor de opstelling en uitvoering van het jaarplan dat naadloos aansluit op de visie van DOK en stemt de activiteiten daarop af. Zo zet je je bijvoorbeeld in voor continue verbetering op het gebied van gastvrijheid, toegankelijkheid en veiligheid. Daarbij pleit je voor abonnementen en systemen die inclusief en gebruiksvriendelijk zijn.

Als Coördinator val je onder de Teamleider Vestigingen en werk je nauw samen met de Coördinatoren van de andere afdelingen (DOK Volwassenen, DOK Wereld en DOK Voorhof). Met de andere coördinatoren zorg je samen voor de doorontwikkeling van een kwalitatieve dienstverlening in de vestigingen van DOK.

Daarbij werk je voor 8 uur per week mee achter de balie. Samen met je klantenservice collega’s heet je iedereen (DOK en VAK) welkom via telefoon, mail of in de vestiging. Je bent het eerste aanspreekpunt voor abonnementen en vragen, bij storingen, complimenten/klachtenafhandeling en calamiteiten. Ook verwijs je bezoekers door naar bijvoorbeeld het IDO, de jeugdafdeling of een dans/muziek lokaal. Verder assisteer je bij activiteiten, verhuur en rondleidingen.

Ten slotte ben en blijf je op de hoogte van de ontwikkelingen binnen bibliotheekwereld en Delft omdat je de juiste mensen spreekt en (online) netwerkbijeenkomsten bijwoont.

Wat breng je mee?

Onze kernwaarden: inspirerend, plezier, daadkracht, samen en nieuwsgierig passen bij jouw persoonlijkheid, waardoor je binnen no time je weg hebt gevonden binnen DOK en Delft. Deze kernwaarden passen bij jouw persoonlijkheid, waardoor je een uitstekend visitekaartje bent binnen en buiten DOK. Bovendien werk en denk je moeiteloos op hbo-niveau, en heb je minimaal 2 jaar leidinggevende ervaring.  

Je bent een verbindende leider die werkt vanuit vertrouwen. Je bent uitstekend in staat om feedback te geven en te ontvangen. Hiermee zorg je voor een werkomgeving waar duidelijk en open wordt gecommuniceerd. Je krijgt energie van het schakelen op verschillende vlakken. Daarbij heb je kennis van en passie voor gastvrijheid, toegankelijkheid en veiligheid. Je weet met je degelijke digitale vaardigheden snel je weg te vinden binnen onze systemen. Ten slotte krijg en houd je iedereen aan boord met je enthousiasme en kundigheid.

Wat bieden wij jou?

DOK is een organisatie waarin iedereen welkom is en zichzelf kan zijn. Als werkgever geloven we er bovendien in dat we met inclusie beter kunnen presteren als taal- en cultuureducatiecentrum van en voor de stad. We zien de verscheidenheid aan achtergronden en perspectieven die Delft rijk is, graag terug in het medewerkersbestand van onze bibliotheek.   

DOK biedt in de eerste instantie een arbeidsovereenkomst voor 24 uur per week voor een jaar, met de intentie deze te verlengen bij wederzijdse tevredenheid. De arbeidsvoorwaarden zijn volgens de CAO Openbare Bibliotheken en de functie wordt afhankelijk van kennis en ervaring gewaardeerd in schaal 8 (€ 3.163 tot € 4.018 bruto per maand) (exclusief 8% vakantietoeslag en 4% eindejaarsuitkering) op basis van 36 uur. Gedeeltelijk thuiswerken is mogelijk.

Hoe kun je reageren?

Wekt deze vacature interesse bij je op en herken je jezelf in het omschreven profiel? Dan hopen we op een reactie van jou. Wij selecteren zo objectief mogelijk op basis van jouw kwaliteiten en kiezen er daarom voor alle kandidaten dezelfde vragen te laten beantwoorden in hun sollicitatiebrief. Gebruik maximaal 200 woorden voor het beantwoorden van elke vraag.

1. Wat motiveert jou om op deze functie bij DOK te solliciteren? 
2. Waaruit blijkt jouw kennis van en passie voor gastvrijheid, toegankelijkheid en veiligheid? 
3. Waaruit blijkt dat jij een verbindende leider bent? Noem een concreet voorbeeld. 
4. Wat typeert voor jou “werken vanuit vertrouwen”? Noem een concreet voorbeeld.
5. Als Coördinator schakel je op veel verschillende vlakken. Hoe bewaak jij het proces?

Stuur je antwoorden op de vragen en CV t.a.v. Anouk Vijverberg naar werken@dok.info (uiterlijk 27 november a.s.). Vermeld in de onderwerpregel dat het gaat over de vacature Coördinator klantenservice. Heb je inhoudelijke vragen over de vacature, neem dan contact op met Ellen Govers (Coördinator klantenservice a.i.) via e.govers@dok.info.

Goed om te weten!

De 1e gespreksronde (met HR Adviseur en medewerker klantenservice) staat gepland op 2 en 3 december a.s. De 2e gesprekronde (met Teamleider Vestigingen en Coördinator klantenservice a.i.) staat gepland op 5 december a.s.

Deze vacature wordt zowel intern als extern uitgezet, bij gelijke geschiktheid gaat de voorkeur uit naar de interne kandidaat.